Stop typing, start talking: come ottimizzare la comunicazione al lavoro

Nel corso della mia carriera, ho avuto la fortuna di lavorare con alcuni dei migliori leader aziendali. Ho imparato che le loro competenze tecniche e strategiche sono state fondamentali per la loro ascesa. Tuttavia, sono convinto che siano state le loro eccellenti capacità comunicative a portarli al successo, raggiungendo l'apice della loro carriera.

Perché la comunicazione al lavoro è così importante?

Una comunicazione efficace rende le ruote del business ben oliate, e spetta ai leader dettare lo standard con le proprie azioni. Promuovere un ambiente di lavoro che vive di comunicazione aperta ed efficace è la chiave del successo.

Ormai ci siamo abituati alla comodità e a soluzioni più rapide per comunicare, ma la nostra capacità di attenzione non è diminuita, sono le nostre opzioni a essere aumentate. Viviamo in un mondo in cui si parla più online che faccia a faccia, ma sono convinto che l'arte della conversazione non sia ancora morta, anzi: la comunicazione diretta è ancora il modo più apprezzato per fare affari.

Che impatto ha la tecnologia sullo sviluppo di buone capacità comunicative?

Sono un grande sostenitore della tecnologia e di tutti i vantaggi che offre alle aziende, ma nel mondo frenetico e tecnologicamente avanzato di oggi, non diamo il giusto valore alle capacità di comunicazione tradizionali. Alcune aziende sottovalutano l’importanza delle interazioni faccia a faccia e dell'ascolto. La maggior parte di noi preferisce inviare un'e-mail a un collega seduto a due scrivanie di distanza piuttosto che prendersi il tempo per parlargli di persona.

Come favorire un ambiente di lavoro più collaborativo e di maggior successo?

Per imparare a comunicare in modo efficace, esci dal tuo ufficio e cammina per i corridoi

Ogni giorno vengono inviate oltre 205 miliardi di e-mail in tutto il mondo. È facile affidarsi agli strumenti elettronici invece di interagire con un collega, un fornitore o un cliente di persona o al telefono. In questo caso, la leadership dovrebbe essere in prima linea. I leader devono:

Uscire dagli uffici e fare un giro per l'azienda.

Essere disponibili ad aprire un dialogo con il proprio staff faccia a faccia.

Pranzare con il proprio team per favorire la comunicazione.

I dipendenti devono comprendere il valore del dialogo vis-à-vis e devono essere incoraggiati ad affrontare le questioni di persona. Questo approccio è molto diverso dalle infinite e-mail che consumano il tempo e riducono la produttività.

La comunicazione interna esiste anche lontano dalle scrivanie

Nessuna azienda ha avuto successo tenendo i propri dipendenti incollati alla scrivania tutto il giorno. A volte può essere difficile convincere le persone a prendersi una pausa, ma i leader aziendali dovrebbero incoraggiare i membri del proprio team a staccare la spina, magari suggerendo di dedicare un po' di tempo a parlare di un progetto o dell’implementazione di nuove strategie.

Ho scoperto che i workshop di una mezza giornata o i brainstorming organizzati in posti diversi dall’ufficio possono favorire una comunicazione più efficace tra colleghi. Questi scambi sono il metodo migliore per distinguere i suggerimenti validi da quelli meno validi. I colleghi possono individuare rapidamente i difetti o rafforzare i punti di forza senza rimanere invischiati in lunghe e noiose discussioni via e-mail.

Promuovi una cultura aziendale basata sulla fiducia e incentiva la condivisione delle idee

In precedenza, ho riscontrato l'impatto negativo di chi ostacolava la condivisione di nuove idee prima che i colleghi avessero la possibilità di illustrarle. È importante creare una cultura in cui i dipendenti si sentano sicuri di proporre nuove idee e iniziative, sia durante le riunioni di persona che nelle call a distanza. I leader aziendali dovrebbero dare l'esempio gestendo le riunioni in modo efficace e promuovendo una cultura della “porta aperta”, incoraggiando la comunicazione aperta e la condivisione a tutti i livelli.

Prova l'approccio “Sì, e” per combattere la cattiva comunicazione

I leader devono promuovere la creazione di un'atmosfera di fiducia che incoraggia lo scambio di idee tra colleghi. Credo fermamente nell'approccio “Sì, e”: uno stile di comunicazione che porta ad ampliare sempre la discussione a partire dall'idea di un membro del team. Puoi usare questa tattica per suggerire eventuali soluzioni alternative. Un altro modo per trarre vantaggio dalle riunioni in presenza è lasciare gli smartphone fuori dalla sala riunioni, in modo da evitare distrazioni e concentrarsi sull'ascolto attivo.

L'ascolto è la chiave della comunicazione sul posto di lavoro

Un errore frequente nel management è pensare che una comunicazione efficace significhi dover sempre dire qualcosa. Per i leader è fondamentale dare forma a una visione ispiratrice che faccia presa sui dipendenti. Dovresti mirare a rafforzare l'impegno di ogni membro del team verso l'azienda. Per me, è altrettanto importante assicurarsi di dedicare del tempo ad ascoltare i propri dipendenti. Dovresti anche incoraggiare gli altri a fare lo stesso. Marc Burrage rafforza questo punto nel suo blog, “Come migliorare le capacità comunicative in 10 passi”.

Aggiungi l'ascolto attivo ai tuoi strumenti di comunicazione efficaci

Prova a concentrati sull'ascolto attivo piuttosto che limitarti a sentir parlare i colleghi. Usa segnali visivi e linguaggio del corpo per dimostrare che stai ascoltando veramente. Questo piccolo cambiamento farà la differenza nel modo in cui comunichi: essere conosciuto come un ottimo ascoltatore all'interno della tua organizzazione è una delle migliori caratteristiche che puoi ottenere.

Apri i canali di comunicazione su ampia scala

Trovo che organizzare delle riunioni aperte sia un’ottimo modo per presentare le strategie e le visioni al mio team. Queste riunioni possono offrire anche agli altri membri del team l'opportunità di dire la loro e dare il loro contributo.

Combinare strategie di comunicazione efficaci

Credo fermamente che la comunicazione faccia a faccia sia preziosa. Promuovere una comunicazione efficace all'interno della tua azienda avrà un effetto tangibile sulle prestazioni dei tuoi dipendenti. A sua volta, li incoraggerà ad affrontare le questioni in modo diretto e produttivo.

Come leader, è tua responsabilità creare e coltivare un ambiente di lavoro aperto e sicuro:

Mostra apprezzamento nei confronti del lavoro svolto dai dipendenti invece di inviare una breve e-mail di congratulazioni.

Quando proponi una strategia, incoraggia il team a esprimere opinioni e dare suggerimenti in modo spontaneo.

Promuovi un'atmosfera in cui le idee possano circolare liberamente tra te e il tuo staff.

Non puoi imparare queste skill in una business school o facendo un corso online ma, se comincerai a metterle in pratica, migliorerai notevolmente i risultati della tua organizzazione. Se nel tuo ufficio c'è silenzio, perché non fare un po' di rumore?

Come Hays può aiutarti a migliorare la comunicazione sul lavoro

Il nostro obiettivo è aiutare la tua azienda a compiere passi verso una comunicazione aperta ed efficace. Per saperne di più sulle tecniche di leadership, esplora il nostro blog:

10 consigli per una comunicazione di successo tra team

Staff retention: identificare e sostenere i migliori talenti in azienda

Autore

Matthew Dickason - CEO (APAC), Hays

Matthew lavora per Hays dal 2005 ed è responsabile delle operazioni in Australia, Nuova Zelanda e Asia. L'azienda lavora a stretto contatto con clienti strategici in tutto il mondo per aiutarli a navigare nel mondo del lavoro in continua evoluzione e ottimizzare le loro attività per il successo. La chiave è l'investimento e la collaborazione continui per garantire ai clienti il mantenimento di un vantaggio competitivo nelle strategie di acquisizione di talenti e capitale umano.

Prima di entrare in Hays, Matthew ha lavorato nei settori ingegneria, ricerca, operazioni e commerciale presso Johnson Matthey e Corning Inc. Ha conseguito lauree in psicologia organizzativa, filosofia e ingegneria industriale.