È possibile mantenere unito un team a distanza?

Significa implementare nuove metodologie e tecniche di comunicazione per ottenere il meglio da ciascuna persona, migliorando al contempo le prestazioni aziendali e personali.

Non avere i dipendenti che lavorano davanti a volte può creare ostacoli alla comunicazione, collaborazione, costruzione di relazioni e condivisione delle conoscenze all'interno del tuo team. Pertanto l'idea di avere una forza lavoro unita anche da remoto può sembrare contraddittorio. Tuttavia, avere un team di dipendenti che rimangono uniti anche da remoto è possibile: bisogna semplicemente seguire i seguenti passaggi.

1. Una chiara strategia di comunicazione

Quando si gestiscono i lavoratori da remoto, è importante stabilire il miglior mezzo di comunicazione da utilizzare e mantenere frequente lo scambio di informazioni. Pianificare conversazioni regolari ti permetterà di comunicare obiettivi comuni stabilendo gli obiettivi da raggiungere da parte di ogni membro del team. Ciò rafforzerà lo spirito di squadra e l'unità.

La posta elettronica può essere un ottimo modo per trasmettere un messaggio in alcuni casi, ad esempio quando si condividono documenti, video e immagini tra molte persone. Inoltre, alcuni membri del tuo team potrebbero lavorare in diversi fusi orari, quindi una telefonata alle 3 del mattino potrebbe non essere apprezzata.

Tuttavia, il pericolo di inviare troppe e-mail in ogni fase di un progetto può finire per risultare controproducente, con persone che dimenticano di coinvolgere altre persone, conversazioni che vengono perse e l'obiettivo comune viene perso.

Il modo per combattere questo è programmare regolari teleconferenze, durante le quali puoi condurre efficacemente una conversazione in tempo reale con un obiettivo chiaro e ben definito. Invia in anticipo un ordine del giorno e incoraggia tutti coloro che partecipano a leggerlo per tempo, in modo da non perdere nulla. Tieni aperta la conversazione e dai a ogni partecipante la possibilità di parlare e fornire aggiornamenti. Nel fare questo, assicurarti che tutti siano sulla stessa pagina, allineati e informati.

2. Ridurre al minimo le assenze

Cerca di evitare assenze durante la chiamata, poiché esse equivalgono alle riunioni di gruppo. È necessario ascoltare e fornire aggiornamenti a ciascuno e, a sua volta, ciascuno deve poter essere ascoltato. Questo è l'unico modo per assicurarsi che ogni dipendente anche se da remoto sia tenuto aggiornato e continui a sentirsi parte del proprio team.

Se ritieni che sia difficile trovare un orario di chiamata che funzioni per tutti, utilizza un assistente di pianificazione automatizzato. Quando si pianificano le conference call, è bene considerare le differenze di orario e mantenere le chiamate il più possibile negli abituali orari di ufficio. puoi anche pensare di organizzare più appuntamenti, in modo che ogni lavoratore scelga la sua fascia oraria preferita.

3. Migliorare la comunicazione interna

In un ambiente normale di ufficio, i membri di un team hanno ampie opportunità di instaurare un rapporto professionale e personale tra loro, sia che condividano idee di lavoro casuali dalla scrivania o che chiacchierino in ascensore. Questo tipo di interazioni estemporanee tra il personale può favorire relazioni di lavoro e aprire linee di comunicazione nuove, aumentando la sensazione di unità del gruppo di lavoro.

Naturalmente questa è una cosa difficile da pensare possibile quando il tuo team è composto da una persona che vive a Singapore, un'altra nel Regno Unito e altri sei in America. Le teleconferenze offrono quindi l'opportunità di costruire relazioni. Tuttavia, ci saranno molte occasioni in cui le teleconferenze non sono possibili o addirittura necessarie.

Mantieni la comunicazione sempre attiva, creando una chat di gruppo per condividere successi, porre domande e comunicare i cambiamenti che si verificano su base giornaliera.

4. Incoraggia la condivisione delle conoscenze

I fusi orari non saranno l'unica cosa che varierà tra le persone che lavorano da remoto. Considera i diversi punti di forza e le competenze del tuo team e incoraggia una cultura della condivisione delle conoscenze. Solo perché non sei nella stessa stanza non significa che non puoi convincere uno dei tuoi dipendenti a creare un webinar, un podcast o un PDF su uno specifico argomento.

Ciò contribuirà a unificare il tuo team e incoraggiarli ad apprezzare reciprocamente il valore dell'altro. Complimentati e loda pubblicamente le persone, quando appropriato.

5. Sii sempre attento

Durante una riunione, leggi il linguaggio del corpo e l'espressione facciale delle persone per valutarne l'umore, che può aiutarti ad identificare eventuali conflitti, tensioni o problemi tra i membri del team. Questo è qualcosa che non puoi percepire durante una normale telefonata, quindi, ove possibile, organizza sessioni di gruppo su Skype.

Mentre le videochiamate possono aiutare a mitigare il problema, può comunque essere difficile interpretare il linguaggio del corpo e le espressioni facciali delle persone, in particolare quando si deve tener conto di aspetti tecnici, quali la qualità e l'angolazione della fotocamera. Pertanto, dovresti anche prestare particolare attenzione alle voci delle persone, identificando eventuali cambiamenti di tono, intonazione o ritmo, per smorzare eventuali problematiche sul nascere.

Per concludere, tenere unita team da remoto implica per lo più essere consapevoli e proattivi sulle potenziali difficoltà che ciò può comportare, come fusi orari e luoghi diversi, che possono portare a una mancanza di comunicazione e costruzione di relazioni tra le persone.

Inoltre, è necessario affidarsi alla tecnologia il più possibile, utilizzando la videochiamata, la messaggistica istantanea e la pianificazione delle agende, rimanendo sempre comunicativi. In questo modo puoi ottenere ciò che pensavi fosse impossibile: una forza lavoro unita da remoto.
 

Autore: Matthew Dickason - Global Managing Director, Hays Talent Solutions