Le regole per organizzare al meglio il lavoro e arrivare al Natale senza stress

Preparare una “to do list”, pianificare in anticipo le riunioni e prevedere le urgenze dell’ultimo minuto sono solo alcuni dei trucchi per gestire con serenità le deadline prefestive.

Le vacanze di Natale sono alle porte e anche se numerose aziende non si fermano mai, se non strettamente nei giorni festivi, sono molti coloro che riescono a concedersi una pausa, anche se breve, dal lavoro. E se essere assenti dall’ufficio è sinonimo di relax e tempo libero, spesso i giorni che precedono la vacanza possono essere molto stressanti a causa delle numerose deadline e dei progetti da portare a termine prima di concedersi il meritato riposo. Secondo gli esperti di Hays Response è sufficiente seguire alcuni piccoli accorgimenti per organizzare al meglio il lavoro e non arrivare troppo stressati alle vacanze, godendosi a pieno i giorni di festa.

Preparare una “To Do List”

Quando le scadenze e i progetti da portare a termine sono tanti, sembra impossibile riuscire a concludere tutto con successo prima del periodo di vacanza. La parola d’ordine è organizzazione! Scrivere nero su bianco tutte le attività da svolgere aiuta a definire le priorità e a capire meglio quanto tempo è possibile dedicare a ciascuna task. Inoltre questo metodo è utile per capire quali dei compiti si è in grado di svolgere autonomamente e quali invece richiedono il supporto dei colleghi. In questo modo sarà possibile organizzare in anticipo non solo il proprio tempo, ma quello di tutte le persone coinvolte.

Pianificare con largo anticipo le riunioni

Prima dei periodi di ferie le riunioni di aggiornamento sono spesso numerose. Capi, colleghi e clienti sono ansiosi di fare il punto della situazione prima di spegnere computer e cellulare aziendale. Per questo è bene preparare in anticipo un planning delle riunioni, dando priorità a quelle strettamente necessarie, in modo da poter dedicare il tempo giusto a ogni meeting e evitare di essere martellati da telefonate ed email o essere oberati di appuntamenti l’ultimo giorno utile prima delle vacanze.

Non ridursi all’ultimo giorno

Capita spesso di ricevere la classica richiesta dell’ultimo minuto che, nella maggior parte dei casi, non fa altro che andare ad accumularsi alla già consistente mole di lavoro sulla propria scrivania. Per questo la regola d’oro, soprattutto in vista di un periodo di break, è mai rimandare all’ultimo minuto le attività che possono essere svolte in anticipo. Lasciarsi liberi gli ultimi due o tre giorni prima delle vacanze, quando possibile, permette di dedicare il proprio tempo a eventuali urgenze dell’ultimo minuto, evitando così di doversi portare in vacanza il lavoro rimasto in sospeso.

Organizzare con cura il passaggio di consegne

Spesso quando ci si concede un periodo di relax è necessario stabilire chi si farà carico del proprio lavoro durante i giorni di assenza dall’ufficio. È necessario quindi definire quali sono le attività veramente prioritarie che necessitano di essere portate avanti anche durante il proprio periodo di vacanza, lasciando indicazioni chiare e precise sulle mansioni da svolgere. Questo agevolerà il lavoro dei colleghi, evitando continue telefonate e richieste di chiarimenti da parte loro mentre si è in vacanza.

Pianificare prima le attività per il rientro

Avere un’idea chiara delle attività da svolgere una volta rientrati in ufficio è fondamentale per staccare completamente la spina e non dover pensare al lavoro durante le festività. Sapendo di aver già organizzato il lavoro post vacanza, infatti, sarà più facile rilassarsi, godersi il tempo libero e non vivere in modo traumatico il rientro.

Impostare in anticipo l’Out of Office

E quando finalmente si sta per spegnere il computer e si è già proiettati verso la vacanza, ci si ricorda di dover impostare l’Out of Office. Spesso quindi lo si fa in maniera frettolosa e approssimativa con il risultato che clienti, fornitori e colleghi ricevono risposte automatiche con refusi, non aggiornate o che riportano informazioni sbagliate. L’ultimo giorno di lavoro è bene quindi lasciarsi una mezz’oretta di tempo nel corso della giornata per impostare in tutta calma il proprio Out of Office.

Fonte: Hays Viewpoint