Come usare al meglio l'email sul lavoro

“Oggi la maggior parte dei professionisti scrive messaggi di posta elettronica con una tale frequenza e velocità, che è difficile non cadere in errori grossolani. – afferma Alessandro Bossi, Hays Italia Director – Il suggerimento è quello di inserire l’indirizzo mail del destinatario come ultima cosa, quando si è davvero sicuri di voler inviare il messaggio. Solo in questo modo si possono evitare spiacevoli conseguenze".

Ma non è tutto. Entrando più nello specifico, ecco le 10 regole individuate dagli esperti Hays per comportarsi correttamente su Internet.

1. Come usare la funzione "Rispondi a tutti"

Chi riceve il messaggio di posta elettronica come destinatario principale dovrà agire in merito e rispondere tenendo in copia tutti i destinatari; mentre chi riceve la mail in “copia conoscenza” viene solo informato e non è chiamato a rispondere. Qualora volesse apportare ulteriori informazioni alla corrispondenza è sempre bene che usi con cautela l’opzione “Rispondi a tutti”: può infatti decidere di rispondere solo al mittente o alle persone più indicate.

2. Non parlare male dei colleghi via email

Il contenuto delle email inviate dal computer aziendale non va considerato privato: per questo occorre fare sempre attenzione a quanto si scrive, per evitare che in futuro il messaggio possa danneggiare lo stesso mittente. È sconsigliato per esempio scrivere messaggi stupidi o in cui si parla male di un collega, peggio ancora del capo, perché potrebbero arrivare erroneamente ai diretti interessati, facendo passare momenti davvero imbarazzanti alla persona che li ha inviati.

3. Prestare attenzione agli inoltri delle email

Anche lavorando di fretta e sotto pressione, per non incorrere in vere e proprie gaffe e scongiurare guai più seri in ufficio, occorre evitare di inoltrare mail con contenuto sensibile al destinatario sbagliato. Va prestata la massima attenzione: un clic di troppo ed informazioni sensibili e non divulgabili potrebbero diventare di pubblico dominio.

4. No agli allegati troppo pesanti

Si deve tener presente che è sconsigliato inviare allegati troppo pesanti, evitando di intasare la mailbox del destinatario. Ormai la maggior parte degli utenti utilizza la posta su smartphone e tablet e ricevere allegati di grandi dimensioni può davvero essere fastidioso.

5. Evitare le email identificabili come 'Spam'

È contrario alla netiquette inviare spam e messaggi appartenenti a catene di S. Antonio. Questo tipo di corrispondenza non solo è inutile e intasa la casella di posta, ma è considerata indisponente dalla maggior parte dei destinatari.

6. Non inviare messaggi senza oggetto

Anche l'invio di mail senza un oggetto è sconsigliato. L’oggetto è utile per categorizzare i messaggi e dare loro priorità nell’ordine di lettura. Inoltre, un buon oggetto evita che il messaggio venga cancellato prima di essere letto.

7. Chiedere la conferma di lettura con discrezione

È buona norma prestare attenzione a quando richiedere la conferma di lettura. Nella maggior parte dei casi, infatti, dà solo noia. Se è davvero importante sapere se il messaggio è stato letto, è molto più efficace una telefonata mirata.

8. No al maiuscolo

Non fare uso indiscriminato di parole scritte in maiuscolo. Esse, infatti, corrispondono al tono di voce alto del parlato e dunque denotano nervosismo.

9. Nel caso di invii di massa, utilizzare il 'ccn'

Particolarmente scorretto è l'invio di email di massa. Se proprio si deve mandare una mail a molteplici destinatari che non si conoscono, mai inserirli tutti nel campo "A" o “CC”. In questo modo gli indirizzi, spesso privati, verrebbero mostrati apertamente a tutti i destinatari, con un’implicita violazione della privacy. Meglio scegliere il CCN (copia conoscenza nascosta).

10. Rispondere al 'quote'

Rispondere a un messaggio includendo anche il testo del mittente consente di mantenere un riferimento per le risposte successive, facilitando la comprensione della conversazione.