Come migliorare le tue skill di presentazione

Ecco perché oggi ho la fortuna di essere affiancato da Jay Surti, oratrice e autrice di diversi libri, tra cui Ultimate Presentations: Master the Art of Giving Fantastic Presentations and Wowing Employers. Jay parlerà delle cose da fare e da non fare quando si fanno presentazioni sul lavoro e di come affrontare al meglio eventuali paure o scenari difficili.

1. Prima di immergerci nelle domande, potrebbe parlarci un po' di lei per i nostri ascoltatori?

(1:11) Sono un'autrice e una relatrice sul tema delle skill di presentazione. Ma prima ero un avvocato che si è appassionato al public speaking. E questo fascino è nato per necessità, perché per molti anni ho avuto una paura debilitante di parlare in pubblico. Ero quindi molto determinata a trovare una soluzione. E ora aiuto altre persone a creare un impatto attraverso i loro discorsi.

2. Oggi parleremo di come perfezionare le vostre capacità di presentazione. Quali sono, secondo lei, le abitudini comuni di un bravo comunicatore?

(1:49) Le cose essenziali sono, e alcune di queste sembreranno ovvie, una buona preparazione, uno stile di presentazione naturale, perché questa è un'opportunità per mostrare la vostra personalità e per far capire alle persone come sarebbe lavorare con voi, quindi uno stile molto colloquiale. Inoltre, è molto importante adattare i contenuti al vostro pubblico, perché volete che si impegnino con voi. Questi sono gli ingredienti di un ottimo presentatore.

3. Parliamo invece dell'opposto di questo, che potrebbe comunque essere molto utile: cosa vedi fare comunemente ai presentatori mediocri?

(2:31) È una cosa piuttosto comune. È quando le persone ovviamente non si preparano e improvvisano. Questo diventa abbastanza ovvio perché spesso la presentazione è frettolosa. Si potrebbe creare l'esperienza di parlare al pubblico. È evidente che il contenuto non è stato creato su misura per il pubblico. C'è poco coinvolgimento e anche il ritmo può essere piuttosto veloce. Ma c’è vero problema che emerge spesso, sono sicuro che molti di voi conosceranno la frase "Death by PowerPoint": c'è la tentazione di affidarsi molto alle slide e di inserire molto testo nelle slide. E molto spesso diciamo che queste sono le cose principali da evitare.

4. E quando si tratta di presentare, quanto è importante un inizio deciso? Non solo per la propria sicurezza, ovviamente, ma anche per coinvolgere il pubblico fin dall'inizio.

(3:29) Per la propria sicurezza. Questo è un aspetto fondamentale per assicurarsi di avere un inizio forte, perché definisce la scena e poi si può andare avanti da lì. Ma l'altro aspetto più importante è che avete solo pochi secondi per catturare l'attenzione del pubblico. Perciò volete che sia d'impatto e probabilmente quello che gli passa per la testa è: cosa ci guadagno? Perché dovrei stare qui ad ascoltarti? E come oratore o presentatore, dovete essere in grado di rispondere a questa domanda. Avete quindi pochi secondi per inquadrare la vostra presentazione e catturare la loro attenzione. In un certo senso, tutta la presentazione è importante, ma spesso direi che l'inizio è probabilmente più importante, perché è da lì che si parte.

5. Lei ha parlato di “Death by PowerPoint”, in cui ci sono troppe informazioni. Immagino che la comunicazione verbale sia solo uno degli aspetti di una buona presentazione. Lei consiglia di utilizzare anche supporti visivi, come ad esempio una presentazione di diapositive? E se sì, come possono renderli il più potenti possibile?

(4:47) Prima di tutto, credo sia importante sottolineare che è possibile realizzare una presentazione fantastica senza alcun ausilio visivo. Potete farlo portando il vostro entusiasmo e la vostra energia nella presentazione, usando storie e cose del genere, di cui parleremo tra poco. Ma se avete intenzione di usare supporti visivi, ricordate che voi siete la presentazione e tutti i supporti visivi che introducete nel vostro discorso sono a beneficio del pubblico. Perciò, se questo migliora il vostro messaggio, pensate di incorporarli. Molto spesso, infatti, il pubblico è aiutato da qualcosa di visivo che gli consenta di elaborare ciò che state condividendo. Le diapositive sono l'aspetto visivo più comune. Ma non dimenticate che, a seconda delle dimensioni dell'uditorio, si possono usare anche lavagne a fogli mobili o oggetti di scena, ad esempio un prodotto o un modello. Ma poiché le diapositive sono gli ausili visivi più comuni a cui si pensa, è vero che troppo testo nelle diapositive può sminuire la presentazione, perché tutto ciò che viene inserito in una diapositiva indirizza l'attenzione del pubblico verso di essa. Quindi, se possono leggere ciò di cui state parlando, tanto vale dare loro una dispensa. Quindi, suggerisco sempre di pensare alle vostre diapositive e di renderle più visive, di usare immagini piuttosto che testo o grafici o qualche tipo di diagramma di flusso che rafforzi o supporti ciò che state condividendo piuttosto che inserire punti e testo. In questo modo voi lavorerete insieme al supporto delle vostre diapositive.

6. Alcune persone che stanno ascoltando il podcast potrebbero pensare: "Va bene dire che è necessario coinvolgere e attirare l'interesse delle persone fin dall'inizio, ma potrebbero ritenere l'argomento trattato noioso o scontato". Quindi, come si può rendere interessante un argomento noioso quando si presenta?

(6:52) Molto dipende dalla presentazione. Ma l'energia e l'entusiasmo devono essere trasmessi perché il pubblico li percepirà. Quindi, questa è una parte fondamentale. L'altra è il modo in cui li posizionate, i punti chiave dei messaggi. Per rendere il contenuto più interessante, potete creare dei ganci e affiancare i punti a una storia, un esempio o un caso di studio. In questo modo il contenuto non solo è più interessante, ma è anche più memorabile. In questo modo si crea un'esperienza migliore per il pubblico. E potete prendere in prestito questi esempi e storie da qualsiasi luogo di dominio pubblico. Mi capita spesso di leggere libri, articoli, blog e altro, di vedere qualcosa di interessante e di metterlo tra i preferiti perché a un certo punto mi tornerà utile per inserirlo in una delle mie presentazioni e di tenerlo pronto per ogni volta che dovrò mettere insieme una presentazione. Mi piace raccomandare cose come i titoli e ce n'è uno in particolare a cui faccio sempre riferimento, perché è un ottimo esempio di come si possano introdurre esempi o storie molto brevi e semplici da accostare a un punto molto serio o importante. Il titolo “Do Schools Kill Creativity?”, di Ken Robinson, ed è un ottimo video da guardare per darvi un'idea di come si possano introdurre facilmente brevi storie o esempi, perché non deve essere una cosa difficile da fare.

7. Nel corso della pandemia ci sono stati alcuni grandi cambiamenti nel mondo del lavoro, e uno di questi cambiamenti è il lavoro a distanza e ibrido, che ora è la norma, e di conseguenza le presentazioni virtuali sono diventate sempre più comuni. Ha qualche consiglio da dare ai nostri ascoltatori per aiutarli a sentirsi più preparati e a fare una buona presentazione anche da remoto?

(9:05) Sì, assolutamente. La prima cosa da ricordare è che ci stiamo comunque confrontando con altre persone. Potrebbe essere attraverso l'obiettivo di una fotocamera o di un dispositivo. Ma è una buona idea cercare di concentrarsi sul fatto che si sta presentando ad altre persone, ad altri esseri umani, e ricordarsi di portare questo aspetto nel tono della voce, rendendolo molto colloquiale e immaginando di avere altre persone dall'altra parte della telecamera, e poi alcune cose tecnologiche, per cui il pubblico può o meno essere in grado di vedervi. E con tutte le piattaforme che utilizziamo, spesso si vedranno solo alcuni volti sullo schermo. Ma comunque, posizionate la telecamera all'altezza dei vostri occhi, in modo che, indipendentemente dal fatto che possano vedervi o meno, cerchiate di creare quel contatto visivo che avreste se aveste delle persone nella stanza di fronte a voi, e potrebbe essere necessario appoggiare il laptop su una pila di libri o su un supporto per laptop. A volte può essere utile anche mettere un adesivo dietro il portatile, dove si trova la telecamera, per ricordarsi di continuare a guardare in alto, perché è davvero allettante guardare lo schermo quando si vedono altre persone. L'altra sfida che dovete affrontare è che è molto facile, quando presentate a persone virtualmente, che il pubblico spenga le telecamere o faccia multitasking, e non saprete necessariamente se sono impegnati con voi. Quindi, nella vostra presentazione, se potete fare delle pause in cui interrompete il flusso coinvolgendoli, potete usare la chat, introdurre dei sondaggi, fare una pausa perché a volte stanno facendo qualcos'altro e c'è un po' di silenzio, potrebbe riportarli indietro e dire: "Aspettate. Mi sono perso qualcosa di importante?", o anche solo fare una pausa per le domande. Queste sono le cose che vi consiglio di fare per tenere il pubblico impegnato. E ricordate che si tratta di un pubblico in carne e ossa.

8. Non è raro che si abbia paura o che si provi avversione a parlare in pubblico. Come consiglierebbe a qualcuno di superare questa paura?

(11:35) Non è raro che alcune persone di alto livello con cui ho lavorato lo abbiano, ma spesso è imbarazzante poterlo ammettere, e capita a tutti. Anche se si è la persona più sicura di sé, estroversa, dipende dal contesto. Quindi, se si tratta di una presentazione importante per voi, possiamo avere i nervi a fior di pelle. Ma ci sono cose che si possono controllare. Quindi, due cose che hanno funzionato per me: in primo luogo, una preparazione adeguata. Se mi sentivo a mio agio con il contenuto e avevo avuto abbastanza tempo per esercitarmi, potevo fare affidamento su questo e questo mi dava la sicurezza di sapere che, per quanto potessi perdermi, potevo sempre tornare al punto in cui ero durante una presentazione e continuare. Non ci sono scorciatoie, ma è sempre utile. L'altra cosa fondamentale per me è stata ricordare che l'esperienza del pubblico è sempre importante. Quindi, spostare la mia attenzione sulla creazione di una buona esperienza per il pubblico mi ha aiutato molto.

La mentalità è una cosa molto importante e può essere facile cadere nella tana del coniglio pensando: "In realtà non mi sento molto sicuro di me. Non mi sento molto preparato". E si tratta di abitudine: "Hai ottenuto ciò su cui ti sei concentrato?". Potete scegliere di concentrarvi su qualcosa di piccolo, ma positivo, su quanta preparazione avete fatto o su quanto siete bravi in un particolare contenuto o competenza. Questo si ottiene con la pratica, ma è sicuramente qualcosa che si può fare. Un altro paio di tecniche di visualizzazione, molto utilizzate nella psicologia dello sport, sono quelle di immaginare che la presentazione si svolga esattamente nel modo desiderato e che sia davvero ricca di contenuti, utilizzando tutti i sensi: può essere una tecnica molto potente, così come, cosa che sembra ovvia e molto semplice, la respirazione. Quando ci sentiamo impauriti o c'è una scarica di adrenalina, il respiro può accelerare e questo si ripercuote sulla voce, dando l'impressione di essere meno sicuri di sé. Quindi, respirare profondamente prima di iniziare la presentazione è un'ottima pratica. Ma in realtà, nel corso della presentazione, inserire dei punti in cui vi ricordate di fermarvi, ad esempio alla fine di una sezione o di un punto e fare una pausa, non solo vi aiuterà a calmarvi, ma darà anche al pubblico il tempo di elaborare ciò che avete appena condiviso. Quindi, tutte queste tecniche o semplicemente trovare qualcosa di rituale che vi aiuti, perché sarà diverso per ognuno, potrebbe essere qualcosa come avere un brano musicale davvero fantastico che vi porta sempre in un buon posto e ascoltarlo, prima di iniziare la presentazione, in silenzio in una stanza da soli può aiutare. Ci sono quindi molti modi diversi, ma è importante concentrarsi su ciò che si può controllare e scegliere qualcosa che funzioni per noi.

9. Ha qualche consiglio per aiutare i nostri ascoltatori ad affrontare le domande difficili che potrebbero essere poste durante la presentazione?

(15:12) Sì. Spesso la sezione delle domande e delle risposte preoccupa le persone quanto, se non più, della presentazione stessa, perché una paura comune è: "Sarò lì in piedi e non saprò la risposta?". Potreste avere un blocco del cervello. È del tutto normale, capita a tutti. Quindi, ci sono sicuramente delle cose che si possono fare per prepararsi al successo. Una di queste è che quando vi preparate per la presentazione, quando state pensando ai contenuti che volete includere, pensate al vostro pubblico e alle possibili domande a sorpresa che vi verranno poste e preparatevi a questo. Potete fare le prove per rispondere alle domande nello stesso modo in cui le fate per la vostra presentazione. Questo vi darà molta sicurezza, avendo pensato e pianificato le domande. Naturalmente, ci saranno situazioni in cui non riuscirete a rispondere alla domanda in quel momento, o perché vi si blocca il cervello o perché non lo sapete davvero. Non possiamo sapere sempre tutto o pianificare ogni eventualità, ma va bene così. L'importante è affrontarlo con sicurezza e mettere in pratica la vostra versione di "non so". Non lo so in questo momento o se è qualcosa a cui non avevo pensato. E se è un'opportunità per voi di tornare da quel pubblico, dite: "Posso tornare da voi? O possiamo riprenderlo più tardi?". E ancora, a seconda della circostanza, potreste lanciare l'argomento al pubblico e dire: "Non mi sono mai imbattuto in una cosa del genere. Qualcun altro ha un'opinione in merito?". Ma dipende da quanto siete preparati, da quale sia il vostro pubblico e da quanto vi sentiate sicuri. Ma ci sono molte cose diverse che si possono fare. Le due cose principali sono preparare e provare la vostra versione di "Non lo so", in modo da sentirvi a vostro agio nel poterlo dire e da poterlo fare.

10. Spesso, nell'ambito di un colloquio, è necessario fare una presentazione, il che può ovviamente rappresentare una sfida unica. Potrebbe condividere qualche consiglio particolare che darebbe ai nostri ascoltatori che si trovano in questa situazione?

(17:31) Le presentazioni ai colloqui sono una situazione unica, perché il banco di prova va ben oltre le capacità di presentazione. In genere, ciò che i potenziali datori di lavoro cercano è la vostra capacità di pensare in fretta, di far fronte alle pressioni, di essere sicuri di voi stessi in quel momento, di affrontare domande inaspettate e il tempismo. E a tutte queste cose ci si può preparare. Quindi, ci potrebbero essere un paio di scenari diversi in cui, uno, potreste dare il vostro argomento in anticipo, il che è ottimo perché potete fare ricerche, pianificare e prepararvi in anticipo. Fate sempre delle prove. Fatelo di fronte ad altre persone e chiedete loro di disturbarvi o di farvi domande, in modo da provare l'esperienza di essere interrotti. Il vantaggio delle prove è quello di esercitarsi sul tempismo. Perché l'ultima cosa che volete è essere interrotti. Avrete un tempo prestabilito per fare la vostra presentazione e non vorrete essere interrotti prima della vostra conclusione. Se non avete l'argomento in anticipo, cosa abbastanza comune, potreste presentarvi a un assessment center e ricevere un tempo limitato per prepararvi, allora dovete pianificare bene. Piuttosto che cercare di memorizzare quello che volete dire, vi consiglio di scegliere tre punti chiave e di concentrarvi su un'apertura e una conclusione davvero forti. Se avete bisogno di appunti, non c'è problema. Ma assicuratevi di averli scritti in modo che sia facile per voi, in quel momento, farvi riferimento. Sono lì per darvi un po' di conforto. E se volete usarli, non credo che nessuno penserà male di voi. E poi, lasciate del tempo per fare delle prove ad alta voce, anche se trovate una stanza silenziosa, per poter parlare ad alta voce in modo da potervi cronometrare e per avere un'idea del flusso del contenuto. Questo è davvero importante. Non importa quanto o quanto poco tempo avete a disposizione: mettere da parte un po' di tempo per pronunciare ad alta voce la vostra presentazione farà una grande differenza.

11. Se avesse un consiglio da dare ai nostri ascoltatori per aiutare le loro carriere durante la pandemia e oltre, quale sarebbe?

(20:16) Senza dubbio, sviluppare il proprio “personal brand”. Vorrei che qualcuno mi avesse dato questo consiglio quando ho iniziato. Il vostro “personal brand” è ciò che gli altri pensano di voi. È il vostro profilo e la vostra visibilità. Pensate quindi a quanto siete proattivi online e offline. Se è online, quanto spesso condividete contenuti o opinioni interessanti, ma anche quanto contribuite ai post degli altri. Perché facendo questo in modo ponderato, aumentate la vostra visibilità e il vostro profilo. E offline, la cosa più ovvia è trovare modi per essere visibili parlando e trovando opportunità per farlo. Potrebbe trattarsi di contribuire alla prossima riunione del team, di offrirsi come volontari per presiedere una riunione, di cogliere l'opportunità di parlare a seminari. Tutto ciò aumenta il vostro “personal brand” e la vostra visibilità.